Системы управления проектами

В условиях рыночной экономики одной из важных проблем для хозяйствующих субъектов является управление различными типами и видами проектов. Цели создания системы управления проектами:

- Выделение специальных процедур по управлению проектом, в рамках которых производится согласование и корректировка целей и результатов проектов;

- Повышение точности планирования проектов - за счет формализации и описания опыта компании по реализации отдельных процедур проекта, применения специальных инструментальных средств календарного планирования;

- Повышение эффективности взаимодействия подразделений и сотрудников компании - за счет описания функциональных обязанностей, распределения ответственности участников проекта, определения принципов взаимодействия и разрешения конфликтов на задачах проекта;

- Повышение эффективности работы сотрудников компании по задачам проектов - за счет разработки методик выполнения стандартных процедур, создания механизма накопления "лучших практик" в ходе деятельности компании по реализации проектов;

- Обеспечение минимизации рисков реализации проектов - за счет разработки специальных методик и процедур выявления, оценки и управления рисками в ходе планирования и реализации проектов;

- Оптимизация финансовых затрат компании в рамках реализации проектов - за счет применения специальных процедур бюджетирования этапов и работ проекта (планирование, выделение и контроль за расходованием денежных средств), использования инструментальных средств;

- Улучшение контроля со стороны руководителя проекта и руководства компании исполнения одного или группы проектов, возможность выявления негативных тенденций в реализации проектов и принятия обоснованных решений на ранних стадиях - за счет применения инструментальных средств календарного планирования и финансового анализа.

Эффективное управление проектами - это интеграция информационных систем планирования с управленческими процедурами и организационной структурой. При этом покупка удачного программного обеспечения не равносильна успешной постановке управления проектами в организации. Именно качество внедрения системы определяет различие между "хорошим" и "плохим" пакетом.

Глава 3:

Благодаря удачной архитектуре Open Plan легко интегрируется с другими корпоративными системами, что облегчает обмен данными в организации.

В Open Plan предусмотрены заранее сконфигурированные интерфейсы для связи с такими ERP системами как: Oracle Projects, SAP, Baan.

Можно обмениваться данными и с другими системами календарного планирования, в том числе и с Microsoft Project. Легко настраиваемое средство WebWindows расширяет возможности Open Plan, позволяя создавать отчеты с учетом уникальных потребностей каждого клиента.

С целью обработки информации, с одной стороны, необходимо обеспечить доступ к совместно используемой информации для всех членов команды, но с другой стороны доступ к информации должен быть разграничен для различных групп пользователей.

Средство Common Security Model в Open Plan позволяет создавать пользователей, группы и роли. Каждому пользователю или группе может быть назначена определенная роль с конкретными правами доступа.

В области обработки данных в новой версии программы произошли следующие изменения:

- Улучшение клиент-серверной архитектуры

Основные изменения в клиент-серверной архитектуре, включая реструктуризацию базы данных, значительно улучшают производительность и упрощают управление данными. Быстродействие при хранении с данных в SQL источниках данных теперь сравнимо со скоростью работы с собственным форматом Open Plan. Управление данными, а также создание резервных копий по проекту значительно упростилось.

- Нет зависимости от DOS файлов. Все данные и информация о конфигурации теперь хранится в базе данных, и пользователи могут открывать проекты с любого терминала и работать в одной и той же среде.

- Переброска данных. Утилита переброски данных пересылает существующие данные из Open Plan 2.x в новую версию в пошаговом интерактивном режиме. Утилита также допускает передачу системных данных, например, вычисляемых полей, сортировок, фильтров, представлений, кривых потребности в ресурсах, файловых папок в новый формат.

- Пользовательские поля. Пользователи, обладающие соответствующими правами, в новой версии могут задавать поля в большинстве таблиц данных, что позволяет увеличить и сделать более гибкими настройки системы под запросы пользователя. Поля пользователя доступны везде, где можно их отображать – в таблицах, в иерархических деревьях ресурсов.

Заключение:

Своевременное достижение результатов проекта становится критическим фактором успеха для всей организации. Проекты становятся комплексными, количество ограничений проекта возрастает, в то время как рамки ограничений сужаются. Никогда еще управление ресурсами, временем и бюджетом организации не было настолько сложной задачей. Теперь кроме бизнес-менеджеров к решению этой задачи привлечены менеджеры проектов, и даже менеджеры по ресурсам. Каждый участник проекта нуждается в корректной информации, именно благодаря этому можно улучшить результаты и минимизировать риск.

На этапе Планирования необходима исчерпывающая информация для ответа на следующие вопросы: Достаточно ли ресурсов для завершения проекта в срок? Каковы проблемные зоны проекта, которые могут стать критичными для достижения приемлемых результатов? Какие риски нужно учесть в проекте? Как управлять проектами в условиях постоянных изменений, когда добавляются новые проекты, изменяются масштабы текущих проектов?

На протяжении всего жизненного цикла проекта необходимо иметь возможность:

- Контролировать прогресс, затраты и освоенный объем.

- Эффективно назначать ресурсы и управлять ими.

- Анализировать состояние, как отдельного проекта, так и всех проектов составляющих портфель проектов компании.

Большинство сложных современных проектов характеризуются следующими факторами:

• жесткие временные и бюджетные ограничения;

• значительные объемы организационных, проектных, инжиниринговых и производственных работ;

• использование сложных, уникальных технологий;