Введение:
Актуальность исследования. Происходящие в России процессы, связанные с развитием информационного общества, повышением интереса к истории науки, ставят задачу организации высокоэффективной информационной системы поиска документной информации. Архивы представляют собой особую информационную систему и выступают в качестве субъектов информационных процессов. Наряду с комплектованием, учетом и обеспечением сохранности документов, архивы создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к документальным комплексам, обеспечивающий общественные потребности в ретроспективной документной информации.
Архивный фонд Российской Федерации — это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению в соответствии с российским законодательством. Обеспечивая вечное хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, архивы способствуют укреплению федерализма, формированию гражданского общества, становлению правового государства, формированию демократических взглядов, воспитанию россиян в духе гражданственности, патриотизма, толерантности.
Документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы их ценности, которая проводится экспертно-проверочными комиссиями специально уполномоченных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственных, муниципальных архивов совместно с собственниками или владельцами документов в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».
В 2007 году во ВНИИ документоведения и архивного дела состоялась презентация Единого классификатора документной информации (ЕКДИ) Архивного фонда Российской Федерации, работа над которым велась в 2002-2006 гг. сектором государственного учета и НСА отдела архивоведения совместно со специалистами пяти федеральных (ГАРФ, РГАЭ, РГАСПИ, РГВА, РГАВМФ), 23 региональных архивов и Главархива города Москвы. Он трижды рассматривался ученым советом ВНИИДАД, дважды - комиссией по научно-исследовательской и методической работе Росархива и в апреле 2007 г. рекомендован его коллегией к внедрению в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации.
Документы Архивного фонда Российской Федерации в законодательно определенном порядке хранятся: постоянно в федеральных государственных архивах, государственных архивах субъектов Российской Федерации, муниципальных архивах, федеральных и других государственных и муниципальных библиотеках и музеях, а также в организациях Российской академии наук; временно в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования; на депозитарном хранении в ряде федеральных органов исполнительной власти и федеральных организаций, перечень которых утвержден постановлением Правительства Российской Федерации № 808 от 27 декабря 2006 г.
Глава 2:
Другой главный признак - хронологический, используемый для группировки дел с учетом периодов времени, к которому относятся документов. Отраслевой, функциональный, тематический, предметно-вопросный признаки употребляются для группировки дел в соответствии с отраслями деятельности и функциями фондообразователя, по темам или вопросам, отраженным в содержании документов. Номинальный признак используется для группировки единиц хранения по их роду (дела, переписка, материалы, сборники, книги, журналы) и видам документов (приказы, протоколы, планы, и так далее).
Авторский признак служит для группировки единиц хранения по определенным учреждениям или фамилиям лиц, которые являются авторами документов. Корреспондентский - для группировки дел по определенным учреждениям или лицам, в результате переписки с которыми были заведены эти дела. Наконец, географический признак используется для группировки единиц хранения по определенным территориям. с которыми связаны авторы, корреспонденты или содержание документов.
Иногда при группировке единиц хранения могут применяться и другие признаки: они могут быть сгруппированы по признаку оригинальности и копийности, по языку документов, по формату документов, особенностям их оформления. Но чаще всего эти признаки применяются при классификации документов архивных коллекций. В процессе классификации единиц хранения внутри фондов составляются схемы классификации и указатели, облегчающие поиск документов.
Группировка документов по архивным фондам и коллекциям — основа классификации документов в пределах архива.
Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам называется фондированием.
Весь комплекс документов, образующихся в деятельности учреждения (организации, предприятия, воинской части, корабля военного или торгового флота, общественного объединения и т. д.) или отдельного лица (семьи, рода), составляет его документальный фонд.
Учреждение (или лицо), образующее в процессе своей деятельности документальный фонд, называется фондообразователем.
Часть документального фонда, имеющая историческое, политическое, народно-хозяйственное, научное, социальное, культурное значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению.
Видами архивного фонда являются: архивный фонд учреждения, архивный фонд личного происхождения, объединенный архивный фонд. К архивному фонду приравнивается архивная коллекция. Работа по фондированию документов осуществляется:
• в делопроизводстве учреждений, в процессе формирования дел на основе номенклатур и отбора документов структурных подразделений для постоянного хранения;
• ведомственных архивах при отборе документов для передачи в госархивы;
• государственных архивах при необходимости создания объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправления ошибок фондирования, описания документов, переработки описей.
Важнейшую роль при классификации документов играет принцип недробимости архивных фондов.
Материалы архивного фонда учреждения (предприятия, общественной организации, войсковой части) или отдельного лица представляют собой исторически сложившийся комплекс документов. Единство происхождения, тесные исторические и логические связи, существующие между документами таких фондов, обусловливают требование соблюдения их целостности.
В соответствии с принципами недробимости архивных фондов комплектование архивов должно осуществляться таким образом, чтобы материалы одного фонда полностью концентрировались в одном архиве.
Исторические связи существуют не только между документами внутри архивного фонда, но и между архивными фондами и группами фондов, образующих комплексы, дробление и распыление которых по различным архивам нарушает правильную классификацию документов. Концентрация в одном архиве комплексов фондов, имеющих органические связи, способствует научной организации документов и облегчает их всестороннее использование.
Исторически сложившиеся комплексы архивных фондов могут образовывать фонды учреждений, связанных с временем существования, с масштабом деятельности, принадлежностью к одной отрасли государственного управления, экономики или культуры, одному ведомству, к конкретной административно-территориальной единице. Таким образом, принцип недробимости фондов тесным образом связан с признаками классификации.
Фондирование заключается в определении (уточнении) границ фондовой принадлежности и хронологических границ документов фондов и в формировании архивных фондов (объединенных архивных фондов, коллекций).
Заключение:
Архивы и сохраняемые ими архивные документы - неотъемлемая и важнейшая часть культурной памяти общества, культурного наследия человечества. Архивные документы - бесценное хранилище информации о прошлом - для настоящего и будущего: они хранят ответы на многие вопросы историков и современников - даже на те, что еще не были им заданы исследователями.
Реформы в архивном деле, направленные на сохранение документальных богатств, на более эффективное их использование, задумывались еще в первой половине XIX века, попытки их проведения в жизнь наблюдались на протяжении всего XIX века и начала XX-го. Реформы архивного дела в первые годы советской власти вскоре были фактически дезавуированы. Только в конце XX века начинается - хоть и не всегда последовательное, - реформирование всего отечественного архивного дела. Современные российские архивы являются научно-исследовательскими учреждениями, не уступающими по собраниям хранимых в них ценнейших документов, по уровню подготовки сотрудников, по ряду других критериев архивам других развитых стран.
Классификация документной информации, имеющая огромную теоретическую и прикладную важность, вызывает пристальное внимание ученых.
Классификация – это основа организации Архивного фонда РФ, Классификация документов Архивного фонда РФ включает в себя три ступени (этапа) с учетом уровней объектов классификации. Классификация осуществляется в пределах:
• Архивного фонда РФ в целом;
• Государственного архива;
• Архивного фонда.
С выходом в свет ЕКДИ российские архивисты впервые получили возможность структурировать все архивное информационное пространство, что будет способствовать его успешному вхождению в информационное пространство страны и мира.
Результаты опытного внедрения классификатора убедили архивистов в том, что ЕКДИ может существенно облегчить работу по поиску архивной информации. Его применение представляется наиболее эффективным при поиске информации по обобщенным, "широким" темам ("История высшей школы", "История Русской православной церкви", "Хроника рабочего движения в России", "Либеральные партии России", "Борьба с политическим терроризмом", "Евреи в России", "Великая Отечественная война", "Россия и Восток", "Добровольные общества и союзы в СССР", "Литературные объединения", "Советская внешняя политика на Балканах", "Местные органы государственной власти", "История российской милиции", "Метрология и стандартизация", "Борьба с детской беспризорностью", "Крестьянское право", "Вторая мировая война", "Общественно-политическая жизнь России" и др.), которым посвящено 25-30 % обращений к систематическому каталогу ГАРФ.
В целом ЕКДИ - значительный вклад в отечественное архивоведение, в развитие и внедрение автоматизированных архивных технологий. Он принесет огромную пользу нашей архивной отрасли.