Введение:
Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Процесс принятия управленческого решения состоит из:
получения информации;
ее переработки;
анализа, подготовки и принятия решения.
Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обес-печением управления.
Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документа-ми, то, как следствие этого закономерно появление документов низкого качест-ва как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них инфор-мации, увеличение сроков их обработки.
Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема—передачи информации, правильной постановки спра-вочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и ис-пользования документов.
Среди стилей языка официально-деловой стиль выделяется своей относи-тельной устойчивостью и замкнутостью. С течением вре¬мени он, естественно, подвергается некоторым изменениям, вызван¬ным характером самого содержа-ния, но многие его черты, исторически сложившиеся жанры, специфическая лексика, фразеология, синтак¬сические обороты придают ему в целом консерва-тивный характер.
Характерной чертой официально-делового стиля является нали¬чие в нем многочисленных речевых стандартов — клише. Если в других стилях шаблони-зированные обороты нередко выступают как стилисти¬ческий недостаток, то в официально-деловом стиле в большинстве случаев они воспринимаются как вполне естественная его принадлеж¬ность.
Глава 3:
В зависимости от сложности деления выбирается одно-, двух- или трех-значное обозначение пункта, подпункта. Подзаголовки пунктов придают дело-вым текстам подчеркнуто логический, аналитический характер (что свойствен-но для текстовой организации контрактов, договоров, соглашений).
В качестве логических текстовых скреп в тексте документа выступают вводные слова: следовательно, таким образом, сверх того, с одной стороны, с другой стороны. В качестве средства связи в текстах документов выступают указательные местоимения и причастия, которые замещают в тексте номенкла-турные наименования, термины:
указанный, приведенный, следующий, данный, настоящий, последний и т.п.
Текст объединяет логика развития темы, которая дробится на микротемы, ка-ждая из которых рассматривается самостоятельно. При этом неизбежным оказыва-ется использование параллельных синтаксических конструкций .
Особенность текстовой организации постановлений, распоряжений, резо-люций заключается в том, что этот текст - одно развернутое предложение ди-рективного характера с инфинитивными конструкциями в качестве однородных членов. Нанизывание этих конструкций создает открытый ряд. Открытость для добавлений создает своеобразие текстовой организации ОДС.
Текстовая организация деловых писем, служебных записок отдела кадров РОКБ отличается большей свободой, меньшей каноничностью, однако регла-ментированные письма приближаются по степени стандартизации к текстам ОРД.
Несмотря на своеобразие, все рассмотренные выше жанры деловой пись-менности объединяет высокая степень стандартизации, которая охватывает все уровни языка - лексику, морфологию, синтаксис и текстовый уровень. В итоге складывается определенный тип языка, отличающийся консерватизмом, замк-нутостью, непроницаемостью для иностилевых вторжений, для проявления ин-дивидуального стиля автора. Безличность изложения выражается в отказе от интерпретаций, оценки событий, эмоциональных реакции .
Деловая речь накопила огромное количество проверенных многолетней прак-тикой речевых формул, шаблонов, идиом, знание которых помогает создавать но-вые деловые тексты. Формула "типовая ситуация - стандартизованная речевая ма-нера" обусловливает использование стандартных средств и помогает обеспечить ту степень точности, которая отличает документ от любой другой бумаги. Стан-дартизация облегчает восприятие и обработку информации, держащейся в доку-менте. Таким образом, официально-деловой стиль и те жанры, которыми он пред-ставлен в деловом общении, имеют ряд характерных черт, которые предполагают достаточно высокий уровень лингвистической подготовки составителя документа.
Составитель документа должен знать:
доминанту и основные черты официально-делового стиля (т.е. требования, предъявляемые к языку документа);
арсенал устойчивых формул и правила их использования в том или ином жанре деловой письменной речи;
характеристики жанров и их привязанность к той или иной ситуации дело-вого общения.
Составитель документа должен уметь:
адекватно использовать речевые средства в тексте при соблюдении языко-вых норм;
грамотно составить проект документа и (или) отредактировать его
Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени РОКБ другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию
Заключение:
Таким образом, в результате проведенной работы мы можем заключить, что для каждого функционального стиля, в том числе и для официально-делового, характерны определенные средства языка: слова, их формы, фразео-логизмы, словосочетания, типы и виды предложений. Причём принадлежность этих средств к тому или другому стилю осознаётся при сопоставлении их с ней-тральными средствами, т. е. общеупотребительными.
В ходе выполнения работы мы изучили и обобщили стилистические сред-ства и приемы, реализуемые в официально-деловом стиле отдела кадров РОКБ.
Среди стилей языка официально-деловой стиль выделяется своей относи-тельной устойчивостью и замкнутостью. Характерной чертой официально-делового стиля является нали¬чие в нем многочисленных речевых стандартов — клише. Если в других стилях шаблонизированные обороты нередко выступают как стилисти¬ческий недостаток, то в официально-деловом стиле в большинстве случаев они воспринимаются как вполне естественная его принадлеж¬ность.
Проведенный анализ документации отдела кадров РОКБ показал, что су-ществует несколько основных видов ошибок.
Так, к ошибкам, связанным с незнанием значений слов относятся:
а) неразличение слов-паронимов;
б) невнимание к оттенкам значений слов-синонимов; синонимы редко бы-вают абсолютно тождественны, как правило, они различаются оттенками зна-чений. Невнимание к ним, незнание норм лексической сочетаемости слов при-водит к смысловым нарушениям;
в) наличие в тексте слов-плеоназмов; этот недостаток обычно является следствием неумения выражаться точно и лаконично, часто он бывает вызван незнанием значением заимствованного слова (при соединении слов русского и иноязычного происхождения, обозначающих одно и то же).
г) наличие в тексте тавтологии (смысловых повторов), возникающей, если соседствуют однокоренные слова.