Введение:
На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период
феодальной раздробленности государственных учреждений еще не существова-ло. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или орга-ны, осуществляющие свою деятельность либо вообще без штата чиновников, либо с очень ограниченным штатом. В этих условиях единая система делопро-изводства не была востребована самой системой управления. Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Бо-лее того, считают, что именно потребность в создании различных документов
(соглашений, договоров и т. п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя, требовалась абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ те-рял силу. С развитием письменности документы стали способом общения и пе-редачи информации. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях яв-ляются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым пер-вичное определение термина « документ » как « способ доказательства ».
Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки доку-ментов. Сегодня Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально по-ставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Для нормальной работы любого предприятия необходима систематизация, в том числе в облас-ти работы с документами.
Глава 3:
• Поддержка многоязычности через языковые пакеты. Смысл в том, что заказчик устанавливает одну версию ПО, но может применять различные ее локализации. На пользовательском экране имеется выпадающее меню, в нем он может выбрать язык. Механизм поиска позволяет вести одновременный по-иск в документах на разных языках. Русификация продукта реализована совме-стно с компанией ПРОМТ;
• Сервисы генерации аудиторского следа (т.е. наблюдения за действиями пользователей);
• Управление потоками работ (workflow), в том числе и с помощью средств графических редакторов;
• Управление мультимедиа-данными — извлечение информации из неструктурированных данных, например, текста из изображения;
• Печать с поддержкой цифровых водяных знаков и временных меток;
• Потоковый ввод документов через сканер и распознавание.
В пятой версии осуществлен переход на стандарт J2EE, вследствие чего Documentum может работать на самых разных серверах: WebLogic, WebSphere, iPlanet и т.д.
Есть клиент WebTop, идентичный по функциональности обычному «тол-стому» клиенту. Заказчику, правда, придется описывать оба типа интерфейса («толстый» и «тонкий») по отдельности — сделать это один раз в терминах ме-таданных с перекладыванием задачи генерации интерфейса на само программ-ное обеспечения нельзя. То есть если мы хотим работать с одним приложением через оба клиента — код придется писать два раза.
Система разработана за рубежом, на российском рынке представлена с 2000 года и российских клиентов пока можно пересчитать по пальцам. Систе-ма Documentum является системой управлением содержанием (ECM), а система документооборота строится на ее основе под конкретного заказчика. Фактиче-ски из систем электронного документооборота Documentum является самой до-рогой и ориентирована на очень крупные внедрения.
CompanyMedia, ЗАО Компания «ИнтерТраст»
Система «CompanyMedia» предназначена для крупных и средних государ-ственных учреждений и коммерческих организаций, в том числе со значительной территориальной удаленностью структурных подразделений. Система является оптимальным выбором и для небольших организаций, стре-мящихся создать для сотрудников всех офисов и филиалов единое информаци-онное пространство и при этом снизить затраты на управление.
ПО CompanyMedia позволяет описать сеть предприятий любой сложности и наладить в ней «сквозное» делопроизводство, при котором система отслежи-вает движение документа не только в пределах одного предприятия, но и между ними. Это позволяет создавать приказы, распространяющиеся на любую глуби-ну иерархии управления, контролировать их исполнение и поддерживать гори-зонтальные информационные связи между сотрудниками различных подразде-лений одного или нескольких предприятий и т.д.
Российские предприятия страдают от несовершенства коммуникаций. Важные звенья системы управления нередко находятся в местах, где качество связи не позволяет создать коммуникационные центры.
В CompanyMedia впервые реализованы технологические разработки ком-пании ИнтерТраст, позволяющие гибко отображать логическую структуру управления на реальную коммуникационную инфраструктуру территориально-распределенного предприятия.
Система автоматически доставляет информацию между любыми двумя предприятиями по кратчайшему маршруту, причем в каждой его точке передачу документов контролируют и передающая и принимающая стороны. Этот меха-низм гораздо надежнее электронной почты.
Данная система имеет следующие особенности, выделяющие ее из числа других разработок:
• Корпоративность — система может использоваться как в одной органи-зации, так и в холдинге или группе связанных организаций;
• Полиструктурность — система рассчитана на сложную структуру орга-низации и возможную независимость (с точки зрения штатных расписаний) подразделений и филиалов организации;
• Высоконадежный механизм доставки информации — использованный с системе механизм передачи документов и рассылки позволяет гарантировать доставку информации адресату на 99.9%; данный механизм предполагает также работу системы в территориально-распределенном режиме;
• Сложные перекрестные связи документов — система позволяет устанав-ливать «цепочки» перекрестных ссылок документов друг на друга и реализовывать переход в обе стороны по данным ссылкам;
Заключение:
В наше время любой труд совершенствуется путем внедрения вычисли-тельной техники. В сфере управления можно механизировать работу с докумен-тами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Машина предъявляет жесткие требования к формату, порядку оформления, из-ложению текста обрабатываемых документов.
В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматиза-ции делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руково-дству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и за-интересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.
Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками про-изводственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчёт-ной документации.
Внедрении автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагру-зок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответст-вующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, суще-ственно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работ-ника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации , а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.