Введение:
Актуальность темы. Потоки информации, циркулирующие в мире, который нас окружает, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. Поэтому в любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют для этого шкафы с папками, но большинство предпочитают компьютеризированные способы – базы данных, позволяющие эффективно хранить, структурировать и систематизировать большие объемы данных. И уже сегодня без баз данных невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций. Не будь баз данных, они бы просто захлебнулись в информационной лавине.
Существует много веских причин перевода существующей информа-ции на компьютерную основу. Сейчас стоимость хранения информации в файлах ЭВМ дешевле, чем на бумаге. Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать оптимальным для пользователя образом. Использование клиент/серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, а главное и время для получения необходимой информации, а также упрощают доступ и ведение, поскольку они основы-ваются на комплексной обработке данных и централизации их хранения. Кроме того ЭВМ позволяет хранить любые форматы данных, текст, чертежи, данные в рукописной форме, фотографии, записи голоса и т.д.(13, с. 223)
Для использования столь огромных объемов хранимой информации, помимо развития системных устройств, средств передачи данных, памяти, необходимы средства обеспечения диалога человек - ЭВМ, которые позво-ляют пользователю вводить запросы, читать файлы, модифицировать хранимые данные, добавлять новые данные или принимать решения на основании хранимых данных. Для обеспечения этих функций созданы специализированные средства – системы управления базами данных (СУБД). Современные СУБД - многопользовательские системы управления базой данных, которые специализируется на управлении массивом информации одним или множеством одновременно работающих пользователей.
Работа кадрового агентства также нуждается в автоматизации ведения банка данных клиентов, поскольку спрос на вакансии и спрос на работников существует всегда. При огромном меняющемся потоке информации о вакансиях агентству очень сложно оперативно и точно предоставлять необходимые данные, оперируя только бумагой и ручкой. Поэтому очень важным встает вопрос об автоматизации работы агентства, в частности специалиста по кадрам, который непосредственно общается с клиентами и подбирает для них вакансии. (7, с. 7-8)
Глава 2:
Поскольку задача «Автоматизация учета работы кадрового агентства «Бизнес трэвел» подразумевает ведение анкетных данных работников и карточек работодателей, отслеживание и поиск клиентов, то выходная информация выдается в виде списков вакансий и работников:
1) Список работников - в данном выходном документе указываются все клиенты кадрового агентства, которые стоят на учета. Этот список является памяткой для менеджера по кадрам и выходит на печать с периодичностью один раз в две недели. Список отсортирован в алфавитном порядке по фамилии работника (Приложение 5).
2) Список вакансий – в данном выходном документе указываются все открытые вакансии на текущий момент. Список выдается на печать с периодичностью один раз в неделю. Он подается для рекламы в различные издания, а также является прайс-листом кадрового агентства. Сортировка данных происходит в алфавитном порядке наименования вакансии (Приложение 6).
Выходные списки подписываются менеджером по кадрам.
Большое внимание в программе уделено поиску информации, поскольку клиенты, стоящие на учете, постоянно отслеживаются менедже-ром кадрового агентства. При постановке на учет заполняется анкета, а при повторном посещении клиента агентство менеджер осуществляет поиск по необходимым параметрам, чтобы быстро и легко восстановить анкетные данные работника. Поиск по работникам происходит в четырех направле-ниях: по фамилии, по специальности, по возрасту, по стажу работы. Поиск работодателей необходим в случае информирования работника о том, какому именно предприятию требуется специалист данного профиля (каждому предприятию соответствуют свои вакансии), а также для выяснения точного адреса собеседования. Поиск осуществляется по двум направлениям: по названию организации, по вакансии. При нахождении необходимой информации предусмотрена возможность перехода в карточку или анкету.
Заключение:
Результатом представленной дипломной работы стало создание и внедрение программы «Автоматизированный учет работы кадрового агентства «Бизнес трэвел». Данная программа установлена и успешно функционирует в кадровом агентстве «Бизнес трэвел», весь учет клиентов осуществляется в рамках этой программы: ввод первичных данных о клиентах, обслуживание и корректировка необходимой информации, поиск по необходимым параметрам, а также вывода на печать списков вакансий и работников. Эффективное практическое применение информационная система получила при работе связанной с обслуживанием клиентов, оперативностью выдачи данных. При ручном учете этой задачи затрачивается огромное количество времени на принятие и оформление документов, поиск необходимой вакансии, а также составление списков, которые необходимы для агентства в виде прайс-листа.
Автоматизация этой задачи позволит не только устранить выше перечисленные задачи, но также позволит менеджеру отслеживать выполненные обязательства по договорам, получить эффективность, которая в конечном итоге положительно влияет на получение прибыли предприятия, увеличение производительности труда менеджера по персоналу.
Программа автоматизации учета работы кадрового агентства позволяет менеджеру по кадрам работать без дополнительного обучения, поскольку интерфейс довольно прост, и рассчитан на пользователя знающего только основные офисные программы компьютера.
Многие кадровые агентства используют ручной труд менеджера по персоналу, поскольку работа в данном направлении является новой и не изученной сферой деятельности. Автоматизация учета позволяет повысить уровень обслуживания клиентов, снизить затраты на работу кадрового агентства, сэкономить время как менеджера по персоналу, так и работника, ускоряет процесс работы и дает возможность обслужить большее количество клиентов. Применение данной программы значительно повышает эффективность, производительность труда, снижает уровень безработицы.
Поскольку в Бурятии многие кадровые агентства не используют автоматизированный учет, либо базы ведутся в EXCEL в виде таблиц, то данная программа может быть установлена в других агентствах, не имеющих специализированного программного обеспечения.